Příprava inventarizace
Příprava inventarizace zahrnuje mimo jiné:
- určení času, kdy budou její jednotlivé fáze probíhat,
- výběr osob, které se na ní budou podílet,
- rozhodnutí, kdo připraví podklady pro inventarizační komise,
- rozhodnutí, zda budou vyhotoveny inventurní soupisy za každý účet samostatně, nebo v rozsahu seskupení inventarizačních položek,
- rozhodnutí, zda a jaké inventury by byly prováděny k rozhodnému dni.
Tyto náležitosti se zpravidla stanovují interním předpisem.
Základní pojmy
Inventurní soupisy jsou dle § 30 odst. 7 zákona o účetnictví průkazné účetní záznamy obsahující:
- identifikaci inventarizačních položek s prokazatelnou vazbou na inventurní evidence prokazující jednoznačně zjištěný majetek a závazky;
- podpisový záznam osoby odpovědné za zjištění skutečností uvedených v inventurním soupisu;
- podpisový záznam osoby odpovědné za provedení inventury, tj. například předseda DIK, pokud účetní jednotka stále používá zvykové pojmy;
- způsob zjišťování skutečných stavů, tj. počítáním, měřením, vážením a dalšími obdobnými způsoby – například ověřením fyzické existence, potvrzením o existenci majetku osobou, která má majetek v držení nebo užívání, fotografická nebo obdobná dokumentace u nemovitého majetku;
- zjištěnou výši ocenění majetku a závazků k 31.12., a pokud byl stanoven rozhodný den, pak výši ocenění majetku a závazků i k tomuto rozhodnému dni;
- okamžik, ke kterému se sestavuje účetní závěrka, tj. vždy 31. 12. plus rok;
- rozhodný den, pokud jej účetní jednotka stanovila,
- okamžik zahájení a okamžik ukončení inventury.
Povinný obsah inventurních soupisů
Pro vybrané účetní jednotky je dále stanoven povinný obsah inventurních soupisů v §8 Vyhlášky. Na základě následujících checklistů si soupis snadno sestavíte.
Skutečnosti týkající se inventurního soupisu, dodatečného inventurního soupisu i zjednodušeného inventurního soupisu mohou být obsaženy na více účetních záznamech, pokud je stanovena vzájemná vazba mezi jednotlivými účetními záznamy, které jsou nutné pro sestavení tohoto souhrnného účetního záznamu.
Důležité!
Provedení fyzické inventury a vyhotovení inventurních soupisů nelze nahradit zápisem, že skutečný stav souhlasí se stavem vykázaným v účetnictví. Takový postup by nedokladoval provedení inventarizace, nebyl by v souladu se zákonem o účetnictví a nebylo by možné ani vyloučit riziko, že skutečný stav nebude odpovídat účetnictví.
Stanovení termínu inventarizace
Při periodické inventarizaci mohou účetní jednotky při zjišťování skutečného stavu stanovit den, ke kterému skutečný stav zjišťují a který předchází rozvahovému dni (dále jen „rozhodný den“), a mohou dokončit zjišťování skutečného stavu podle účetních záznamů, které prokazují přírůstky a úbytky majetku a závazků, které nastaly mezi tímto dnem a rozvahovým dnem.
Přitom platí omezení, že lze zahájit inventury nejdříve čtyři měsíce před rozvahovým dnem, ale platí povinnost ukončit inventury nejpozději dva měsíce po rozvahovém dni.
V čem je to výhodné?
Takové rozložení průběhu inventarizace umožní zvládnout proces inventarizace i u velkých účetních jednotek lze provádět jakoukoliv inventuru v průběhu několika měsíců od září do prosince příslušného roku a ledna či února roku následujícího.
Důležité!
Ve všech případech, kdy není inventura provedena přímo ke konci rozvahového dne, je nutné v dodatečném inventurním soupisu doplnit stav zjištěný inventurou tak, aby zohlednil přírůstky a úbytky majetku mezi provedením inventury a rozvahovým dnem a prokazoval stav majetku ke konci rozvahového dne.
Není-li inventarizace provedena přímo k rozvahovému dni, ale je rozložena do uvedených měsíců, a pokud jsou v jejím průběhu zjištěny inventarizační rozdíly, je nutné je zaúčtovat do období, za které se stav majetku a závazků inventarizací ověřuje (samozřejmě i v případě, kdy byly zjištěny až v měsících následujícího účetního období).
Poznámka
Uvedené časové rozložení inventur může účetní jednotce napomoci také k tomu, aby si inventury určitého majetku naplánovala na období, kdy jsou pracovníci méně vytíženi jinými úkoly, či na období, kdy je to vzhledem k povaze majetku nejvhodnější.
Postup při úpravách stavu majetku zjištěného inventurou, která proběhla v jiný než rozvahový den
Inventura proběhla před rozvahovým dnem – musí být stanoven rozhodný den, protože nelze ověřit skutečnost, která ještě nenastala.
Platí následující:
Stav majetku zjištěný inventurou před rozvahovým dnem, tj. k rozhodnému dni (třeba i k 28. 12., pokud škola využije prázdniny
+ přírůstky od rozhodného dne do rozvahového dne (například od 28. 12. do 31. 12.)
− úbytky od rozhodného dne do rozvahového dne (například od 28. 12. do 31.12.)
= stav ke konci rozvahového dne, tj. k 31.12.
Inventura proběhla po rozvahovém dni
Platí následující:
Stav majetku zjištěný inventurou
− přírůstky od rozvahového dne do dne provedení inventury (například zařazení majetku v termínu od 1. 1. do okamžiku provedení fyzické inventury ve dni 10. 1.); jsou to už účetní případy následujícího účetního období
+ úbytky od rozvahového dne do provedení inventury (například vyřazení majetku v termínu od 1. 1. do okamžiku provedení fyzické inventury ve dni 10. 1.)
= stav ke konci rozvahového dne, tj. k 31.12.
Povinnost uchovávat dokumentaci a doklady o provedení inventarizace a lhůta pro jejich uchovávání
Účetní jednotky jsou povinny prokázat provedení inventarizace veškerého majetku a závazků po dobu pěti let po jejím provedení (§ 29 odst. 3 zákona o účetnictví). Za tímto účelem musejí uchovávat inventurní soupisy a veškerou dokumentaci, která se k dané inventarizaci vztahuje, a to po dobu pěti let od konce účetního období, jehož se týkají.
Příklad
Škola má sklad potravin ve školní jídelně. Protože kuchyně vaří nejen pro své žáky, má škola právo na krácený odpočet DPH při pořízení potravin na sklad.
Při inventuře bylo zjištěno, že chybí některé skladové položky: maso, zmrazená zelenina, mrkev a kompoty.
Při kontrole bylo doloženo, že kompoty byly zničeny pádem, fotografie prokázala rozbité sklenice. Dále bylo zjištěno, že při výdeji mrkve je používáno váhy, která má stanovenou průměrnou pravděpodobnou odchylku, po aplikaci směrnice určující manko do normy bylo zjištěno, že zjištěný rozdíl je nižší než vypočtená výše manka do normy. U zmražené zeleniny bylo zjištěno, že pokles váhy odpovídá technologicky zdůvodnitelné výši stanovené vnitřním předpisem.
Všechny tyto rozdíly byly zaúčtovány v souladu s účetními předpisy na účet 501, nepodléhají korekci odpočtu DPH a jsou daňově účinným nákladem.
Chybějící váha masa však byla zaúčtována jako pohledávka za odpovědnou osobou, která má uzavřenou hmotnou odpovědnost podle zákoníku práce. V tomto případě také nedochází k ovlivnění základu daně z příjmů ani k povinnosti vyrovnat DPH.
Jestliže nebyla se skladníkem uzavřena dohoda o hmotné odpovědnosti, je nutno zaúčtovat zjištěný rozdíl na účet 547 a nebude-li po zaměstnanci vyžadována náhrada vzniklé škody, bude náklad daňově neúčinný a je nutno vrátit odpovídající část odpočtu DPH.
Podrobněji bude popsáno ve 3. a 4. lekci týkajících s inventarizačních rozdílů a jejich vypořádání.
Výběr osob, které budou inventarizaci provádět
Zákon o účetnictví ani jiné předpisy nestanoví, kdo smí, či nesmí inventarizaci provádět.
Výběr vhodných pracovníků tak záleží na vedení účetní jednotky. Je například vhodné, aby se na inventurách majetku a závazků podíleli pracovníci, kteří mají dostatečné odborné znalosti.
Inventarizační komise
Každá účetní jednotka musí zvážit, kolik bude jmenovat inventarizačních komisí a kolik členů budou muset tyto komise mít. Musí se vycházet z předpokládaného počtu inventurních soupisů.
U malé účetní jednotky – například u mateřské školy, může být jen jedna inventarizační komise s počtem členů pouze dva zaměstnanci, kteří mohou provést pouze jednu inventuru a sestavit pouze jeden inventurní soupis za seskupení všech účtů mimo účtů vlastních zdrojů a jeden zjednodušení inventurní soupis za účty vlastních zdrojů.
Větší účetní jednotka může mít více inventarizačních komisí, může a nemusí mít i hlavní inventarizační komisi.
Upozornění
V každém případě je nutné, aby při jmenování členů inventarizačních komisí byl stanoven rozsah pravomocí a činností těchto členů při inventarizaci na základě požadavků na jejich znalosti.
Jednoznačné nastavení oprávnění a odpovědnosti jednotlivých osob je nutné i pro správné přiřazování podpisových záznamů členů inventarizační komise pouze k těm dokumentům v procesu inventarizace, které jsou oprávněni podepsat a za které tím přijímají odpovědnost.
Důležité!
Pro naplnění požadavků na organizaci a způsob provedení inventarizace musí vybraná účetní jednotka zajistit, aby její zaměstnanci nebo jiné osoby, kteří zajišťují provedení inventarizace, byli seznámeni se všemi skutečnostmi, které musí účetní jednotka podle zákona o účetnictví a podle Vyhlášky zabezpečit a jaké povinnosti jsou těmto zaměstnancům určeny. Zajištění této povinnosti provádí vybraná účetní jednotka vnitřním předpisem. Lze doporučit provést školení členů inventarizačních komisí.
