Personální povinnosti zaměstnavatele související se skončením pracovního poměru

Administrativní povinnosti související s vedením personální agendy ukládají zaměstnavatelům právní předpisy i v souvislosti se skončením pracovního poměru zaměstnance. Jedná se o povinnosti vůči samotnému zaměstnanci, dále povinnosti vůči orgánům státní správy a povinnosti ve vztahu k určitým listinám a údajům o zaměstnanci, které zaměstnavatel za trvání pracovního poměru zpracovával.

Zákoník práce ukládá zaměstnavateli povinnost vydat zaměstnanci při skončení pracovního poměru, případně i pracovněprávního vztahu založeném dohodou o pracovní činnosti nebo dohodou o provedení práce, potvrzení o zaměstnání. Tato listina je v praxi běžně označována jako zápočtový list.

Obsahem zápočtového listu musí být:

• údaje o zaměstnání: zda se jednalo o pracovní poměr, vztah založený dohodou o provedení práce, nebo dohodou o pracovní činnosti, a údaje o době jejich trvání,
• druh konaných prací,
• dosažená kvalifikace,
• odpracovaná doba a další skutečnosti rozhodné pro dosažení nejvýše přípustné expoziční doby,
• údaj o tom, zda ze zaměstnancovy mzdy jsou prováděny srážky, v čí prospěch, jak vysoká je pohledávka, pro kterou mají být srážky dále prováděny, jaká je výše dosud provedených srážek a jaké je pořadí pohledávky
• údaje o započitatelné době zaměstnání vI. a pracovníka tegorii za dobu před 1. lednem 1993 pro účely důchodového pojištění.

Jiné než uvedené údaje zaměstnavatel do zápočtového listu uvést nemůže, leda že by je joto zaměstnanec požádal a zaměstnavatel této žádosti vyhověl.

Na žádost zaměstnance je zaměstnavatel povinen v odděleném potvrzení uvést:

• údaje o výši průměrného výdělku zaměstnance,
• informaci o tom, zda byl pracovní poměr, vztah založený dohodou o provedení práce nebo dohodou o pracovní činnosti zaměstnavatelem rozvázán z důvodu porušení povinnosti vyplývající z právních předpisů vztahujících se k zaměstnancem vykonávané práci zvlášť hrubým způsobem nebo z důvodu porušení jiné povinnosti zaměstnance podle §301 a zákoníku práce zvlášť hrubým způsobem, a
• údaje o dalších skutečnostech rozhodných pro posouzení nároku na podporu v nezaměstnanosti.

Zaměstnavatel není povinen vydat zaměstnanci potvrzení o zaměstnání předem, tedy ještě před skončením pracovněprávního vztahu.

Častá chyba: Zaměstnavatel rozhodně nemůže podmiňovat vydání potvrzení o zaměstnání učiněním jakéhokoliv právního úkonu nebo splněním jakýchkoliv povinností ze strany zaměstnance (například podepsáním dohody o způsobu náhrady způsobené škody).

Doba, resp. lhůta pro vydání potvrzení o zaměstnání není zákonem blíže specifikována, nicméně z povahy věci lze vyrozumět, že by zaměstnavatel měl tuto svou povinnost splnit nejpozději v poslední den trvání pracovního poměru nebo pracovně právního vztahu založeného některou z dohod.

Tip: Zákoník práce ukládá zaměstnavateli povinnost vydat zaměstnanci zápočtový list i v souvislosti se skončením pracovně právního vztahu založeného dohodou o provedení práce. Jestliže tento vztah nezaložil účast na nemocenském a důchodovém pojištění, je poměrně častým jevem, že zaměstnanec nemá na vydání zápočtového listu zájem, protože pro něj tato listina nemá žádný skutečný význam. Povinnost zaměstnavatele vydat zápočtový list má pak jen ryze formální charakter. Za daných okolností proto zaměstnavatel nebude postupovat proti zákonně, pokud zaměstnanci, který pracoval na základě dohody o provedení práce, vydá potvrzení o zaměstnání jen tehdy, pokud o něj tento zaměstnanec z nějakého důvodu sám požádá.

Zaměstnanec může zaměstnavatele požádat také o vydání posudku o pracovní činnosti neboli pracovního posudku. Zaměstnavatel je v takovém případě podle § 314 zákoníku práce povinen zaměstnanci pracovní posudek vystavit, a to do patnácti dnů od obdržení této žádosti, ovšem nikoliv dříve než dva měsíce před skončením zaměstnání.

Obsah pracovního posudku je zákoníkem práce upraven jen velmi obecně. Mělo by jím být především hodnocení výkonu práce zaměstnance a jakýchkoliv skutečností, které k němu mají vztah. Jakkoliv se v takovém hodnocení může projevovat subjektivní přístup zaměstnavatele, měl by se vždy snažit o to, aby své závěry mohl opřít o objektivní a pravdivé skutečnosti.

Pokud by zaměstnanec nesouhlasil s obsahem zápočtového listu nebo pracovního posudku, může se podle § 315 zákoníku práce u soudu domáhat, aby byla zaměstnavateli uložena povinnost přiměřeně jej upravit. Takový návrh může být soudu podán nejpozději do uplynutí tříměsíční propadné lhůty, která začíná běžet ode dne, kdy se zaměstnanec o obsahu pracovního posudku nebo potvrzení o zaměstnání dověděl.

Důležité: Je třeba upozornit na to, že pokud by obsah pracovního posudku nebo potvrzení o zaměstnání neodpovídal skutečnosti nebo byl zkreslený, mohlo by na straně bývalého zaměstnance dojít ke vzniku škody (například v souvislosti s tím, že by jiný zaměstnavatel odmítl s touto osobou uzavřít pracovní poměr).

Pokud by poškozený tuto škodu vyčíslil a byl schopen dokázat, že mu vznikla v důsledku zaviněného porušení povinnosti ze strany bývalého zaměstnavatele, zaměstnavatel by byl povinen tuto škodu nahradit.

Při skončení pracovního poměru by měl zaměstnavatel vypořádat všech na dosud nezaniklá práva a povinnosti, jež mezi ním a zaměstnancem existují. Pokud má například zaměstnanec vůči zaměstnavateli nesplacený dluh, ať už z titulu odpovědnosti za škodu nebo poskytnuté půjčky, měl by být tento dluh buď zcela splacen, nebo by mělo být dohodnuto, jakým způsobem a dokdy jej zaměstnanec splatí.

Zaměstnanec by měl dále před skončením pracovního poměru odevzdat veškeré předměty, jež mu byly k výkonu práce svěřeny, případně, které měl od zaměstnavatele vypůjčeny, a odnést ze svého bývalého pracoviště své osobní věci.

Zaměstnavatel musí při skončení pracovního poměru nějakým způsobem naložit s listinami, které byly za trvání pracovního poměru založeny v osobním spisu zaměstnance, a vůbec s osobními údaji, jež o zaměstnanci zpracovával.

Podle ustanovení § 21 zákona o ochraně osobních údajů je správce osobních údajů povinen v případě, že pomine účel, pro který byly osobní údaje zpracovávány, tyto osobní údaje zlikvidovat. Doklady, jež byly založeny v osobním spisu a jež zaměstnavatel po skončení pracovního poměru již nebude potřebovat, by měly být vráceny zaměstnanci, případně skartovány. Vedl-li zaměstnavatel určité údaje v elektronické podobě, musí je bezpečným způsobem smazat.

Určité údaje a dokumenty je nicméně zaměstnavatel oprávněn a jiné dokonce povinen uschovávati po skončení pracovního poměru. V prvé řadě je zaměstnavatel oprávněn dále uschovávat dokumenty nutné k ochraně svých práv dokumenty, které mohou být podstatné například v souvislosti s vedením případného soudního sporu nebo při kontrole ze strany kontrolních orgánů. Důvodnost uschování těchto dokumentů může trvat až do uplynutí promlčecí doby od skutečnosti, která by se mohla stát spornou, zpravidla tři roky.

Povinnost uschovávat určité dokumenty zaměstnavateli přímo ukládají některé zvláštní právní předpisy. Jedná se o zákon č.582/1991Sb.,o organizaci a provádění sociálního zabezpečení,ve znění pozdějších předpisů, který zaměstnavatelům předepisuje povinnost uschovávat:

• stejnopisy evidenčních listů důchodového pojištění, vyhotovených v kalendářním roce, kterého se týkají, nebo v bezprostředně následujícím kalendářním roce, po dobu tří kalendářních roků po roce, jehož se týkají, a stejnopisy ostatních evidenčních listů po dobu tří kalendářních roků po roce, ve kterém byly vyhotoveny,
• záznamy o skutečnostech, které zaměstnavatel vede o občanech pro účely důchodového pojištění po dobu šesti kalendářních roků následujících po měsíci, kterého se týkají, resp. po dobu deseti let po roce, jehož se týkají, jde-li o poživatele starobního nebo invalidního důchodu,
• mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění po dobu 30 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají, a jde-li o mzdové listy nebo účetní záznamy o údajích potřebných pro účely důchodového pojištění vedené pro poživatele starobního důchodu, po dobu 10 kalendářních let následujících po roce, kterého se týkají, pokud zvláštní právní předpis nestanoví pro záznamy, jež mají charakter účetních záznamů, delší uschovací dobu; za záznamy o těchto skutečnostech se vždy považují doklady o druhu, vzniku a skončení pracovního vztahu, záznamy o pracovních úrazech a o nemocech z povolání a záznamy o evidenci pracovní doby včetně doby pracovního volna bez náhrady příjmu.

Ze zákona o nemocenském pojištění plyne navíc zaměstnavatelům povinnost uschovávat všechny záznamy o skutečnostech, které musejí být obsahem jím vedené evidence o zaměstnancích účastných nemocenského pojištění, a to po dobu 10 kalendářních let po roce, kterého se týkají.

Tyto údaje může mít zaměstnavatel založené v osobním spisu zaměstnance, který bude po stanovenou dobu vést i ve vztahu k bývalému zaměstnanci. Vzhledem k tomu, že povinnost zpracovávat tyto údaje předepisuje zaměstnavateli zákon, není k jejich zpracování nutný souhlas subjektu těchto údajů.

Stejným úřadům a institucím, kterým je zaměstnavatel povinen do 8 kalendářních dnů ode dne nástupu zaměstnance do zaměstnání oznámit vznik pracovněprávního vztahu, tedy okresní správě sociálního zabezpečení a zdravotní pojišťovně, musí zaměstnavatel ve stejné lhůtě oznámit také den skončení tohoto pracovněprávního vztahu.

Právní úprava vyžaduje, aby byla při skončení pracovního poměru některých zaměstnanců provedena výstupní pracovnělékařská prohlídka za účelem zjištění zdravotního stavu zaměstnance v době ukončení výkonu práce, s důrazem na zjištění takových změn zdravotního stavu, u nichž lze předpokládat souvislost s vykonávanou prací.

Novela úpravy pracovnělékařských služeb od 15.12. 2017 zásadně rozšířila okruh případů, kdy musí být výstupní prohlídka provedena. Povinně se provádí zejména při ukončování výkonu rizikových prací.

V praxi zůstává i po změně právní úpravy zásadním problémem otázka možného donucení zaměstnance k absolvování výstupní prohlídky. Zaměstnanci se totiž přes zákonnou povinnost často této prohlídce (příp. jednotlivým vyšetřením v jejím rámci) odmítají podrobit, přičemž zaměstnavatel z důvodu ukončování pracovního poměru nedisponuje relevantními právními nástroji pro vynucení splnění předmětné povinnosti.

Tip: Pokud se zaměstnanec odmítne výstupní prohlídce podrobit, měl by se zaměstnavatel snažit opatřit si od něj písemné potvrzení o odmítnutí a předat mu (zaslat) žádanku provedení výstupní prohlídky. Nikdy si však nemůže vynucovat absolvování výstupní prohlídky nevydáním potvrzení o zaměstnání.

Po skončení pracovního poměru se v zákonem stanovených případech provádějí ještě následné prohlídky, a to za účelem zjištění, zda se po skončení výkonu práce neprojevily u zaměstnance nějaké negativní následky, které by mohly mí souvislost s vykonávanou prací.