Odpovědi na vaše dotazy

V e-learningu je uvedeno, že emailem lze učinit úřední podání (např. Žádost o přijetí ke vzdělávání) nebo úřední odeslání (např. Rozhodnutí o nepřijetí) s tím, že email musí být podepsán elektronicky. Dosud jsme vždy Rozhodnutí o nepřijetí zasílali poštou v obálce s modrým pruhem, abychom měli prokázáno, že si zákonný zástupce Rozhodnutí vyzvedl a datum. Zaujalo mě, že by šla Rozhodnutí zasílat elektronicky emailem s elektronickým podpisem, jelikož by nám to ušetřilo nemalé finanční prostředky. Jak ale mít prokázáno, že si Rozhodnutí dotyčný převzal?

Rozhodnutí o nepřijetí je možné poslat i elektronicky. Existují 2 možnosti:

1) Datovou schránkou, kterou ale moc účastníků řízení nebo jejich zástupců jako občanů nemá (ale zlepšuje se to). Doručení je ale prokazatelné a zdarma.

2) E-mailem, kdy ředitel musí rozhodnutí poslané e-mailem elektronicky podepsat, ale adresát musí potvrdit jeho přijetí zprávou podepsanou elektronicky, aby bylo zajištěno prokazatelné doručení správnému adresátovi (stanovuje to správní řád). Opět není moc občanů, kteří by měli elektronický podpis.

Pokud se doručený dokument v listinné podobě zaeviduje do eSSL, musí se nutně provést autorizovaná konverze – naskenuje se a přidá jako příloha, nebo stačí zaevidovat do eSSL s poznámkou, že je v analogové podobě se shodným číslem jednacím?

Nemusí, vyhláška o spisové službě říká zpravidla se převede dokument v listinné podobě do digitální. Dle vyjádření MV ČR to znamená, že záleží na původci, zda to udělá.

Při zápisu žáků do 1. tříd se musí zaevidovat vše ihned do eSSL? Jedná se např. o více než 100 žáků, přičemž u každého žáka se dokládá Žádost o vzdělávání, zápisový lístek, zápis do družiny atd. Je to časově náročné vše převést do digitální podoby. Žákům je přidělováno registrační číslo, podle toho jak přicházejí k zápisu, pod kterým se rodiče dozví přijetí či nepřijetí. Pak se zapisují do školní matriky.

V případě zápisu do 1. třídy je důležité zaevidovat v eSSL přihlášky, a to v den jejich doručení. Obecně platí, že se dokumenty evidují do spisové služby v ten samý den, kdy jsou škole doručeny, nebo školou vytvořeny, i když to znamená zvýšenou administrativní zátěž. Zápis do družiny není správní řízení. Převod do digitální podoby není nutný, jak bylo řečeno v předchozí odpovědi.

V eSSL je zaevidován dokument – iniciační. Pomocí metadat k němu připojím další, mnou vytvořený dokument, který s ním souvisí, ale eSSL mi vygeneruje pro tento již jiné číslo. V archivu mi bylo řečeno, že jedna věc musí být pod stejným číslem jednacím,… jak to vyřešit?

Systém eSSL umožňuje obě varianty. Buď se každý dokument generuje pod stejným číslem jednacím, ale s jiným pořadovým číslem, nebo se každý dokument eviduje pod jiným číslem jednacím. Záleží, jak vám software nastavil poskytovatel. Obě varianty jsou správné a archiv by to měl vědět a znát archivní legislativu.